Beheerders

Project- en Procesmanagement

De projectmanagers en projectleiders van Gebiedsmanagers hebben expertise hoe te komen tot efficiënte invulling van de onderhouds- en reconstructiemaatregelen. Onze meerwaarde leveren wij door op slimme wijze (nieuwe) beleidskaders in te passen in uw beheerprojecten (bv. klimaatadaptatie). Wij zijn graag bereid u te adviseren en te helpen bij de vertaling van de meerjarenbegroting/jaarprogramma naar een efficiënte contractering van werken. De laatste jaren is duidelijk geworden dat vele beheerwegen naar Rome mogelijk zijn. Hebben wij het bijvoorbeeld over een uniek project, een meerjaren(onderhouds)programma per discipline en/of een geïntegreerd contract per wijk? Er zijn vele smaken en vervolgens is er ook nog de zoektocht naar de meest logische aanbestedingsvorm voor ‘het project’.

Hierbij zijn wij ons ervan bewust dat elke klant anders is. Er zit bijvoorbeeld een substantieel verschil tussen ‘een regisserende gemeente’ en een gemeente die werkt met een eigen ingenieursbureau. De eigen inzet van gemeente, maar ook de bijdrage van Gebiedsmanagers en zeker ook van de beoogde opdrachtnemer zal wezenlijk verschillen. Wij willen hier bij uitwerking van onze opdrachten zeker bij stilstaan.

In nauwe samenwerking met de beheerafdeling geven wij een betrouwbare doorkijk op de civieltechnische kanten van uw beheerproject. Dat kunnen wij doen op inhuurbasis / gedelegeerd opdrachtgever of als ondersteunend civieltechnisch bureau. Specifieke adviesdiensten en -producten zijn:

  • Het opstellen een projectplan voor een integrale herinrichting. Hiermee worden de ambities en uitgangspunten vanuit elke beheerder op elkaar afgestemd. Gebruikelijk is om juist nog voor de start van de planuitwerking de gebruiker/bewoners op basis van een actief participatieproces te betrekken.
  • Vanuit de rioleringshoek is momenteel sprake van een zoektocht naar een optimale projectinvulling waarbij klimaatadaptatie (grotere piekbuien/hittestress e.d.), bewonersparticipatie (voor bv. Het wel/niet afkoppelen met bewoners) een steeds grotere rol
  • Gebiedsmanagers kunnen juist voor dit type projecten putten uit diverse voorbeeldprojecten.
  • Het pragmatisch toepassen van duurzaamheids- en MVO/SROI-aspecten in de beheerprojecten. Hierbij zoeken wij het evenwicht tussen toepassing van ambitieuze kaders vs. concrete voorschriften in uw uitvoeringscontract. Opdrachtnemers zijn gebaat bij (uniformiteit van) concrete ambities, maar straffeloos toepassen van allerlei regeltjes kan uiteindelijk belemmerend werken.
  • Het coördineren en integraal afstemmen van de benodigde onderzoeken (wel/niet een voorontwerp riolering, milieukundig onderzoek, archeologie, explosieven, flora/fauna). Heldere analyse van mogelijke risico’s op uw beheerprojecten.
  • Verkenning van civieltechnische aspecten op de betaalbaarheid van het plan. In hoeverre zijn de beheerbudgetten toereikend? Maakt een integraal plan ‘werk met werk’ mogelijk? Is er daarmee ruimte voor extra ambities? Gebiedsmanagers beschikt over gedegen kennis van de SSK-methodiek en biedt daarmee ook houvast voor budgetteren van de niet-civieltechnische kostencomponenten (bv. SROI / participatie / leefbaarheid) bij herinrichtingen.
  • Opstellen inkoopplannen voor verdere uitwerking van civieltechnische projecten. Mede op basis van actuele kennis van de Aanbestedingswet en aanbestedingsprocedures, heldere analyse van de voor- en nadelen van de verschillende contractvormen geven wij u duidelijk advies hoe verder invulling te geven aan uw beheerproject.

Contractadvisering en -beheersing

De Gids Proportionaliteit en de nieuwe Aanbestedingswet kennen voor ons geen geheimen. Gebiedsmanagers beschikt over gedegen juridische expertise om zo het inkooptraject professioneel op te zetten. Dagelijkse paktijkkennis met Tenderned maakt het mogelijk dat wij op een efficiënte manier de aanbestedingsprocedure kunnen invullen.

Daaraan voorafgaand natuurlijk een duidelijk inkoopplan, waarbij wij u adviseren over de beoogde aanbestedingsvorm. Hierbij lettend op uw aanbestedingsbeleid, projectgrootte, de mate van specialisatie en het goed kunnen benoemen van evt. uitsluitings- en gunningscriteria.

De actieve toepassing van een Building Information Managementsysteem (BIM), juist bij projecten in bestaand stedelijk gebied, wordt steeds meer gemeengoed. Gebiedsmanagers beschikt over actuele kennis om bij herinrichtingsprojecten vanaf de eerste stappen bij projectuitwerking de voordelen van BIM zichtbaar te maken. Door juist in het begin van het project beschikbare informatie goed te ontsluiten, kan een start gemaakt worden met een goede risico-analyse. Onze ervaring is dat veel faal- en projectbeheersingskosten ontstaan zijn door gebrek aan actuele informatie, danwel relatief veel geld en moeite gestoken moet worden in het delen van informatie .

Gebiedsmanagers kan ook voor uw projecten een Gebiedsportaal opzetten en waar nodig essentiële informatie verzamelen en toevoegen. Belangrijk onderdeel betreft hierbij de afspraken en informatie van diverse stakeholders. U moet hierbij denken aan het vastleggen van afspraken met bijvoorbeeld de bewoners, de corporatie etc.

Juist in deze fasen kunnen hier de juiste beslissingen genomen worden in hoeverre niet puur civieltechnische doelstellingen meegenomen kunnen worden. Denk hierbij aan de mate van gewenste zelfwerkzaamheid, SROI-doelstellingen, algemene verbetering woongenot etc.

Wij zijn gewend de projectdoelstellingen en hieruit voortvloeiende eisen van opdrachtgever en stakeholders helder vast te leggen. Wij gebruiken hiervoor een unieke zelf ontwikkelde template in Relatics. Tijdens de uitwerking van het project blijven alle projectbetrokkenen geïnformeerd over de actuele status van alle uitgangspunten, randvoorwaarden en eisen.

Het gegevensportaal , duidelijk geformuleerde projectdoelstellingen en vraagspecificatie (op basis van onze template) geven hiermee een vliegende start voor een efficiënte aanbesteding.

Naast het opstellen van de aanbestedingsleidraad is Gebiedsmanagers deskundig in het beoordelen van de inschrijvingen voor de civieltechnische kant van uw projecten. Wij kunnen voor u het gunningsadvies opstellen, hierbij oog hebben voor de juridische kaders rondom het proces van aanbesteden.

Vooral bij Design & Construct kunnen wij u adviseren over een efficiente noodzaak en invulling van de benodigde monitoring van de opdrachtnemer (SCB, systeemgerichte contractbeheersing). Op een doelmatige wijze weten wij invulling te geven aan deze noodzakelijke activiteit om te zorgen dat de opdrachtnemer op juiste wijze invulling geeft aan de uitwerking van zijn contract. Het proces is hierbij geen doel op zich.

Specifieke component betreft hierbij de gewenste pro-activiteit van de opdrachtnemer richting de stakeholders. Op welke wijze dient de opdrachtnemer met bewoners overleg te voeren over zijn gewenste uitvoeringstechniek, zijn fasering en de mate van overlast.

Gebiedsmanagers beschikt over jarenlange ervaring om juist dit niet-civieltechnische onderdeel goed mee te nemen in het op te stellen uitvoeringscontract en correct te beoordelen in de selectiefase en hierbij kwaliteit van inschrijvingen op juiste manier te beoordelen.

 

Referentie projecten:

Krimpen aan den IJssel, marktconsultatie herinrichting aanlanding / kruispunt Algerabrug

Advies en Engineering

Voorafgaand op de uitwerking van het uitvoeringscontract moet ons inziens altijd de vraag gesteld worden of de basisinformatie op orde is. Voor elk type contract dient de basisinformatie op orde te zijn. Hierbij zoeken wij het evenwicht tussen ‘het bieden van extra informatie’ versus ‘het voorkomen van onnodig hoge onderzoekskosten’.  Een goede risico-analyse per project geeft helderheid of er bv. Wel/niet noodzaak is tot extra geotechnisch onderzoek. Onze ervaring wijst uit dat vrijwel alle ‘meerwerkkosten’ te wijten zijn aan gebrekkige voorinformatie. Door onze GIS-portalen (en daarmee het makkelijk ontsluiten van beschikbare informatie) willen wij voorkomen dat onnodig extra kosten gemaakt worden in het aanreiken van deze basisinformatie.

Daarnaast bieden wij u een stuk unieke expertise door uw gemeentelijk Handboek / Programma van Eisen op gestructureerde manier inzichtelijk te maken, maar vooral te kunnen bijhouden. Hiermee verkrijgt u uw Handboek Online en kan elke projectbetrokkene kennis nemen van uw gemeentelijke richtlijnen, procedures en voorschriften. Door vervolgens per project hiervan een projectspeficieke set te maken ontstaat ‘als vanzelf’ de kaders voor het uitvoeringscontract. Lees hier meer toelichting op ons Handboek Online.

Afhankelijk van risico’s en benodigde vergunningen maken wij een inschatting op welke wijze er aanvullende projectadvisering noodzakelijk is. Een voorontwerp riolering kan bv. ook bij Design&Construct veel meerwaarde geven door inschrijvers alvast een oplossingsrichting mee te geven. Hierbij is onze ervaring dat ‘regisserende overheid’ nog wel eens verward wordt met ‘vooral niets doen’ en daarbij risico-reductie onvoldoende serieus te nemen.

Uiteindelijk zijn wij graag bereid om elk type uitvoeringscontract voor u uit te werken. Wij kennen het volledige spectrum aan RAW-bestekken, prestatiebestekken, kwaliteitsbestekken, E&C, D&C etc. Ondersteuning is mogelijk zowel in de voorbereidingsfase maar natuurlijk ook in de uitvoeringsfase. Wij beschikken over een uitgebreid instrumentarium om bv. de Systeemgerichte Contractbeheersing efficient op te tuigen, en waar mogelijk de gemeentelijk medewerkers hierin mee te nemen.

Referentie projecten:

Papendrecht, E&C/UAV-GC Herinrichting openbare ruimte obv. meervoudig onderhands (incl. klimaatadaptatie, participatie etc.)