Omgevingsscan voor projecten in de buitenruimte

Een omgevingsscan is een analyse van het gebied waarin een project plaatsvindt. We kijken naar de fysieke omgeving, de sociale kenmerken, de gebruikers van het gebied en de belangen die kunnen meespelen.

De scan geeft antwoord op vragen zoals:

• Wie gebruiken het gebied dagelijks?
• Welke bewoners, ondernemers en organisaties moeten we vroeg betrekken?
• Welke gemeentelijke ambities en beleidskaders zijn relevant?
• Welke gevoeligheden spelen er in de wijk?
• Waar zitten risico’s voor bereikbaarheid, leefbaarheid, veiligheid en communicatie?
• Welke kansen zijn er voor bijvoorbeeld klimaatadaptatie, groen, mobiliteit of leefbaarheid?
• Welke toon en aanpak passen bij deze buurt of doelgroep?

Een goede omgevingsscan maakt het project niet ingewikkelder. Hij maakt juist eerder duidelijk waar het projectteam rekening mee moet houden.

Veel projecten in de openbare ruimte hebben een duidelijke technische aanleiding. Een riool moet worden vervangen. Een straat wordt opnieuw ingericht. Een wijk moet klimaatadaptiever worden. Of een gebied wordt bouwrijp of woonrijp gemaakt.

Maar dezelfde technische opgave kan in twee wijken totaal anders uitpakken. De ene straat heeft vooral bewoners en parkeerdruk. De andere straat heeft een basisschool, een supermarkt, een huisartsenpost of veel ondernemers. Dan gaat het niet alleen om het ontwerp, maar ook om routes, planning, veiligheid, communicatie en maatwerkafspraken.

Daarom starten wij met de vraag: waar werken we eigenlijk?

Door die vraag vroeg te beantwoorden, voorkom je dat belangrijke belangen pas boven water komen als het ontwerp al vastligt of de aannemer bijna start.

Bij een omgevingsscan combineren we bureauonderzoek met veldonderzoek. We kijken dus niet alleen naar data, kaarten en beleid, maar ook naar wat er in de praktijk speelt.

Bureauonderzoek

In het bureauonderzoek verzamelen en analyseren we beschikbare informatie over het gebied. Denk aan gemeentelijke data, beleidsdocumenten, kaartlagen en openbare bronnen.

We kijken bijvoorbeeld naar:

• demografie en bevolkingssamenstelling;
• sociaaleconomische kenmerken;
• historische ontwikkeling van de wijk;
• gemeentelijk beleid en projectuitgangspunten;
• klimaatadaptatie, water, groen en hittestress;
• mobiliteit, parkeren en bereikbaarheid;
• eerdere projecten of signalen uit de omgeving;
• functies in het gebied, zoals scholen, zorg, winkels of maatschappelijke voorzieningen.

Deze informatie helpt om de wijk niet als abstract projectgebied te bekijken, maar als leefomgeving met eigen kenmerken.

Veldonderzoek

Daarna toetsen we het beeld in de praktijk. We bezoeken het projectgebied en spreken met mensen die de omgeving goed kennen.

Dat kunnen bijvoorbeeld zijn:

• wijkmanagers;
• beheerders van groen, wegen, spelen, riolering of openbare ruimte;
• communicatie- en participatieadviseurs;
• beleidsadviseurs;
• projectleiders;
• vertegenwoordigers van scholen, ondernemers of maatschappelijke organisaties;
• andere stakeholders die belangrijk zijn voor het project.

Juist deze gesprekken zijn waardevol. Een kaart laat niet zien hoe druk het is bij een schoolplein om half negen. Een beleidsdocument vertelt niet altijd hoe bewoners naar de gemeente kijken. En een ontwerp laat niet vanzelf zien welke route een mindervalide bezoeker nodig heeft om een dokterspost veilig te bereiken.

De omgevingsscan vormt de basis voor de stakeholderanalyse. Zodra duidelijk is wat er in het gebied speelt, bepalen we wie op welk moment betrokken moet worden.

Niet iedere stakeholder hoeft overal over mee te praten. Maar het projectteam moet wel weten wie invloed heeft, wie geraakt wordt en wie nodig is om het project goed te laten verlopen.

We brengen daarom in beeld:

• wie de belangrijkste stakeholders zijn;
• welke belangen zij hebben;
• welke rol zij per projectfase kunnen spelen;
• waar mogelijke weerstand of gevoeligheid zit;
• welke partijen juist kunnen helpen om kansen te benutten;
• welke interne gemeentelijke afstemming nodig is.

Zo ontstaat er geen losse adressenlijst, maar een bruikbaar overzicht voor ontwerp, communicatie, participatie en uitvoering.

Een omgevingsscan helpt ook om de participatie- en communicatiestrategie scherp te maken.

Want goede participatie begint niet met een bewonersavond of enquête. Eerst moet duidelijk zijn wat je wilt ophalen, wie je wilt bereiken, welke ruimte er is voor invloed en welke toon past bij de omgeving.

Op basis van de omgevingsscan bepalen we samen met het projectteam welke aanpak nodig is. Dat kan bestaan uit bewonersbrieven, digitale enquêtes, gesprekken met belangrijke stakeholders, informatieavonden, workshops, klankbordgroepen of digitale participatie via een Gebiedsportaal.

Daarbij zorgen we dat technische informatie begrijpelijk wordt. Geen vaktaal waar bewoners niets mee kunnen, maar heldere uitleg over wat er gebeurt, waarom het nodig is en waar wel of geen ruimte zit voor aanpassing.

Omgevingsmanagement gaat niet alleen over bewoners en ondernemers. Ook binnen de gemeente spelen belangen en verantwoordelijkheden.

Bij een omgevingsscan kijken we daarom ook naar de interne omgeving van een project. Welke beheerders moeten worden betrokken? Welke beleidskaders zijn belangrijk? Welke bestuurlijke ambities spelen mee? Zijn er raakvlakken met andere projecten in de buurt? En welke keuzes moeten later goed uitgelegd kunnen worden richting bestuur of raad?

Door dit vroeg te organiseren, ontstaat er meer rust in het project. Rollen worden duidelijker, verwachtingen worden scherper en het projectteam weet beter welke afwegingen gemaakt moeten worden.

Een omgevingsscan levert vooral grip op. Het projectteam krijgt eerder zicht op de omgeving, de belangen en de aandachtspunten die invloed hebben op het vervolg.

Concreet kan de scan leiden tot:

• een helder beeld van het projectgebied;
• een overzicht van stakeholders en belangen;
• aandachtspunten voor ontwerp en planning;
• input voor de participatie- en communicatiestrategie;
• inzicht in risico’s rond bereikbaarheid, leefbaarheid, veiligheid en communicatie;
• kansen voor klimaatadaptatie, groen, mobiliteit of sociale meerwaarde;
• betere voorbereiding op gesprekken met bewoners, ondernemers en andere stakeholders;
• een stevigere basis voor een BLVC-plan richting uitvoering.

De opbrengst kan worden uitgewerkt in bijvoorbeeld een stakeholderoverzicht, participatieaanpak, communicatieplan, bevindingenkaart, kansenkaart of aandachtspuntennotitie voor het projectteam.

Een omgevingsscan is waardevol bij projecten die zichtbaar of merkbaar ingrijpen in de leefomgeving. Bijvoorbeeld:

• rioolvervanging;
• herinrichting van straten of wijken;
• klimaatadaptieve projecten;
• integrale wijkaanpakken;
• bouwrijp en woonrijp maken;
• gebiedsontwikkeling;
• werkzaamheden rondom scholen, winkels, zorglocaties of drukke routes;
• projecten met veel bewoners-, ondernemers- of bestuurlijke belangen.

Hoe groter de impact op de omgeving, hoe belangrijker het is om vroeg te weten wat er speelt.

Gebiedsmanagers kijkt bij een omgevingsscan altijd naar de verbinding tussen techniek, omgeving en uitvoering.

We begrijpen dat een project technisch haalbaar moet zijn. Maar we weten ook dat technische keuzes effect hebben op bereikbaarheid, hinder, veiligheid, communicatie en draagvlak. Daarom werken onze omgevingsmanagers nauw samen met projectleiders, beheerders, ontwerpers, communicatieadviseurs en andere betrokkenen.

Onze aanpak is praktisch. We maken geen analyse om de analyse. We zorgen dat de uitkomsten bruikbaar zijn voor het projectteam en helpen om keuzes beter te maken, vast te leggen en uit te leggen.

Een omgevingsscan helpt om eerder te zien wat later voor vertraging of discussie kan zorgen. Niet om alle weerstand te voorkomen, maar om belangen en verwachtingen op tijd serieus te nemen.

Zo wordt omgevingsmanagement een vast onderdeel van het projectproces. Vanaf de eerste verkenning tot aan participatie, ontwerp en uitvoering.

Wilt u bij een project in de buitenruimte vroeg zicht krijgen op stakeholders, risico’s en kansen? Dan denken we graag mee.