Gemeente Kaag en Braassem zet onderhoud buitenruimte slim en duurzaam in de markt

Het onderhoud van de buitenruimte in Kaag en Braassem moest opnieuw aanbesteed worden. Twee eerdere contracten waren na het eerste jaar niet verlengd en de gemeente had binnen een half jaar een nieuwe uitvoerende partij nodig. Niet zomaar eentje. Kaag en Braassem zocht een aanpak die zou leiden tot de beste prijs-kwaliteitverhouding, een langdurige samenwerking en ruimte voor de duurzaamheidsambities. Gebiedsmanagers verzorgde de aanbesteding van begin tot eind.

Elke goede aanbesteding begint met die vraag. Projectleider Quin Mooijman en contractadviseur Pieter de Vries gingen in gesprek met de gemeente om de eisen en wensen helder te krijgen. Kaag en Braassem wilde meer dan alleen een aannemer die het werk uitvoert. Ze wilden een partner die bijdraagt aan hun beleidsdoelen: duurzame uitvoering, inzet van elektrisch materieel en aandacht voor ecologie.

Tegelijkertijd moest het praktisch blijven. Het onderhoud van de buitenruimte is essentieel voor de leefbaarheid van een gemeente. Als dat stil komt te liggen, dreigen problemen. Bermen die niet worden gemaaid, onkruid dat doorgroeit. Bewoners merken dat snel, en terecht. Dat urgentiegevoel deelde de gemeente.

Op basis van die gesprekken schreef het team een advies dat als fundament diende voor de hele aanbesteding.

Toen het team in de materie dook, bleek al snel waar het eerder knelde. Het vorige contract was één groot pakket, terwijl de werkzaamheden twee heel verschillende disciplines omvatten. Het groenonderhoud, denk aan maaien, snoeien en beplanting, vraagt andere expertise dan het grijze onderhoud: vegen van verharding en onkruidbeheersing.

Bij veel opdrachtnemers ligt hun sterkte in een van de twee disciplines, wat heel logisch is. Maar als je beide disciplines in één contract stopt, krijg je bijna onvermijdelijk wisselende kwaliteit.

De oplossing: het contract splitsen in een groen bestek en een grijs bestek. Twee aparte aanbestedingen, wat iets meer voorbereiding vraagt, maar een groot voordeel oplevert. Elke aanbesteding trekt de specialisten aan die er het beste in zijn. Inschrijvers die sterk zijn in beide disciplines kunnen gewoon op allebei reageren. Zo benut je de marktwerking optimaal en krijg je op elk contract de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Vervolgens de vraag: hoe zorg je voor een kwalitatieve, langdurige samenwerking? Veel gemeenten gaan ervan uit dat een onderhoudscontract maximaal vier jaar mag duren. Dat klopt niet. Met de juiste constructie kun je een overeenkomst oprekken tot acht jaar: een basisperiode van twee jaar met drie keer een optie tot verlenging van twee jaar.

Dat maakt een enorm verschil. De tijd en investering die je in een goede aanbesteding steekt, verdien je pas terug als het contract lang genoeg loopt. Bovendien geeft een langere looptijd rust aan beide kanten. De aannemer kan investeren in de samenwerking, en de gemeente hoeft niet om de paar jaar opnieuw het hele traject te doorlopen.

Toen het team deze optie voorlegde, reageerde de gemeente verrast. Ze wisten niet dat dit kon. Na een doorrekening bleek dat ze binnen de geldende drempelbedragen bleven, en werd de keuze snel gemaakt.

Dan het lastigste punt: hoe geef je extra kwaliteit mee aan een onderhoudswerk, waarin het onderscheidend vermogen van de inschrijvers vaak klein is?

Bij veel aanbestedingen wordt kwaliteit beoordeeld op basis van een plan van aanpak. Klinkt logisch, maar in de praktijk levert dat dikke documenten op die moeilijk objectief te beoordelen zijn. Commissies die discussiëren over cijfers, en tenderteams die mooie verhalen opschrijven die in de uitvoering niet waargemaakt kunnen worden.

Quin Mooijman: “Met een simpele, eerlijke methode hebben we de inschrijvers uitgedaagd om extra kwaliteit aan te bieden.”

Het team koos voor wat ‘gunnen op waarden’ heet. In plaats van een plan van aanpak krijgen inschrijvers een concrete checklist. Hoeveel procent van je materieel is elektrisch? Zet je in op ecologisch verantwoord werken? Per categorie staat er een vaste fictieve korting tegenover. De inschrijver zet een vinkje, en die belofte wordt één-op-één opgenomen in het contract. Bindend, controleerbaar en zonder ruimte voor interpretatie.

Tot slot begeleidde het team het hele aanbestedingsproces, zodat de gemeentelijke organisatie er minimaal mee belast werd. Van het opstellen van de bestekken tot de beoordeling van de inschrijvingen en de gunning.

Op beide contracten kwamen meerdere sterke inschrijvingen binnen, met een betere prijs-kwaliteitverhouding dan de voorgaande contractperiode. De gemeente heeft nu voor maximaal acht jaar zekerheid over het onderhoud van de buitenruimte. En de duurzaamheidsdoelstellingen? Die zijn behaald. De inschrijvers scoorden hoog op de inzet van elektrisch materieel en duurzame uitvoering, precies wat de gemeente voor ogen had.

Voor een onderwerp dat op papier droge kost is, heeft deze aanpak verrassend veel opgeleverd. Geen juridische discussies achteraf. Geen onhaalbare beloftes in dikke documenten. Gewoon heldere afspraken die werken.

Wat dit project laat zien, is dat de sleutel vaak niet zit in complexere procedures, maar in slimmere keuzes aan de voorkant. De juiste vragen stellen. De markt benutten zoals die bedoeld is. De looptijd pakken die er daadwerkelijk is. En gunningscriteria zo inrichten dat ze meetbaar en handhaafbaar zijn.

Gemeente Kaag en Braassem heeft nu een werkende situatie. Niet door meer geld uit te geven, maar door het anders aan te pakken.

Bent u ook benieuwd hoe u uw aanbestedingen op een pragmatische manier duurzamer kunt maken, waarbij inschrijvers zonder ingewikkelde plannen gewaardeerd kunnen worden? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.